Унифицированная форма графика отпусков

График отпусков: для чего он нужен

Не успеют кадровые работники свободно вздохнуть после авральной летней отпускной поры, как им предстоит еще одна работа, связанная с отпусками. А именно – до 16 декабря каждая организация должна иметь утвержденный график отпусков на будущий год. Таково требование нашего законодательства, и его следует соблюдать. Обычно к составлению данного документа приступают уже в конце октября – начале ноября, все зависит в большей степени от численности штата и количества структурных подразделений.

Конечно, тем предприятиям, штат которых не многочисленный, сделать график можно и за 1 день. А вот многочисленным организациям, филиалы которых раскиданы по разным городам, да и сотрудники часто находятся в командировках – потребуется немало времени, чтобы данный документ был сформирован.

График отпусков представляется собой расписание: когда и на сколько дней каждый из сотрудников пойдет в отпуск. Наличие данного локального документа в каждой организации обязательно, на данный момент форма документа свободна, но все-таки лучше воспользоваться унифицированной формой графика отпусков (№Т-7), которая была утверждена еще в 2004 г. Скачать унифицированный график вы можете в сервисе FreshDoc, а уже потом видоизменить его под собственные условия.

Необходимость «отпускного графика» состоит в том, чтобы:

- Определить и закрепить очередность ежегодных отпусков работникам;
- Информировать всех сотрудников о предстоящем оплачиваемом отпуске.

Составление такого документа, по сути, необходимо и выгодно для обеих сторон трудовых отношений:

- Работодатель может изначально корректировать количество сотрудников, которые хотят уйти в отпуск в одинаковые даты, чтобы не пострадал трудовой процесс организации в целом;

- Зная о предстоящем отпуске своих сотрудников, работодатель может корректировать трудовой процесс (заранее распределять обязанности, найти заменяющее лицо и т.д.);

- Работник на основании утвержденного графика имеет полное право требовать отпуск именно в те даты и на тот срок, которые были указаны в документе – отказ работодателя в таком случае неправомерен.

Основные требования к графику отпусков 

Составление графика, который требует учета пожеланий работников и особенностей производства занимает уйму времени, особенно в крупных организациях. Каждый отдел кадров по-своему приступает к разработке данного документа и сбору информации:

- Кто-то дает задание руководителям структурных подразделений собрать и заполнить данные;
- Кто-то ведет письменный опрос всех сотрудников;
- Кто-то самолично уточняет у каждого сотрудника о желаемой дате будущего отпуска и т.д. 

В любом случае, составляя и заполняя на следующий год унифицированную форму графика отпусков, следует помнить, что:

- В организации могут трудиться люди, которые имеют приоритетное право на выбор времени отпуска;
- Работники могут дробить свой отпуск на части - в соответствии с нормами ТК;
- Данный график должен быть обязательно утвержден руководством;
- Готовый график должен быть доступен для ознакомления.

На основании утвержденного графика каждый сотрудник уведомляется о предстоящем ежегодном отпуске – делается это за 14 дней до даты его наступления.

Автор: Редакция